Traverser l’incertitude et l’inattendu en équipe

« Notre monde est dynamique et en perpétuel mouvement. Lutter contre l'incertitude est une bataille vouée à l'échec. En intégrant cette incertitude dans nos approches de direction et de management, nous améliorons à la fois notre performance et notre humanité. »

« Rien n’est permanent sauf le changement », cette célèbre citation d’Héraclite résonne de manière particulière dans la période actuelle. L'inattendu du Covid-19 nous rappelle que tout peut basculer en quelques heures, en quelques jours. L'après-confinement nous confronte aux tensions découlant de l'incertitude et de l'inattendu au sein de nos organisations. Ces tensions nous poussent à rechercher un nouvel équilibre.
 
​Je m'attends à ce que vous pensiez que c'est plus facile à dire qu'à faire. En tant que managers et professionnels chevronnés, je suis convaincue que vous avez réfléchi et mis en place des actions au sein de vos équipes. Je souhaite partager quelques pistes et réflexions pour faciliter ce retour à l'équilibre aux différents niveaux logiques.

Au niveau individuel

Accompagner l'inattendu au niveau d'une personne peut être un défi, mais voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles :

1. Flexibilité Mentale : Encouragez une mentalité flexible qui permet à la personne de s'adapter aux changements et aux imprévus sans être déstabilisée. Cela peut aider à réduire le stress associé à l'inattendu.
   
2. Gestion du Stress : Enseignez des techniques de gestion du stress, telles que la respiration profonde, la méditation ou la visualisation, pour aider à maintenir le calme face à des situations inattendues.
   
3. Développement de la Résilience : Favorisez le développement de la résilience et de la sécurité intérieure en encourageant la personne à voir les défis comme des opportunités d'apprentissage et de croissance plutôt que des obstacles.
   
4. Communication Ouverte : Créez un environnement où la communication ouverte est encouragée. Si quelque chose d'inattendu survient, la personne doit se sentir à l'aise de discuter de la situation et de partager ses préoccupations.
   
5. Planification d'Urgence : Dans la mesure du possible, élaborez des plans d'urgence ou des scénarios pour des situations inattendues. Cela peut aider à préparer mentalement la personne à réagir de manière appropriée.
   
6. Encouragement du Réseautage : Aidez la personne à établir des relations solides avec son réseau professionnel et personnel. Un bon réseau de soutien peut être précieux lorsque des événements inattendus surviennent.
   
7. Formation Continue : Investissez dans la formation continue pour développer les compétences nécessaires pour faire face à une variété de situations professionnelles inattendues.
   
8. Analyse Rétrospective : Après qu'un événement inattendu s'est produit, encouragez la personne à réfléchir et à tirer des leçons de l'expérience. Cela peut contribuer à renforcer sa capacité à faire face à l'inattendu à l'avenir.
   

Au niveau des équipes

Travailler sur la gestion de l'inattendu au niveau d'une équipe nécessite une approche proactive et une préparation adéquate. Voici quelques conseils pour y parvenir :

1. Formation à la Gestion de Crise : Assurez-vous que l'équipe est formée à la gestion de crise et aux situations inattendues. La formation peut inclure des exercices de simulation pour renforcer la préparation.
   
2. Communication Ouverte : Établissez une culture de communication ouverte au sein de l'équipe. Encouragez les membres à signaler immédiatement tout problème, toute tension, tout désaccord ou toute situation inattendue, favorisant ainsi une réponse rapide.
   
3. Planification d'Urgence : Élaborez des plans d'urgence détaillés pour divers scénarios inattendus. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend son rôle et ses responsabilités en cas de situation critique.
   
4. Répartition des Responsabilités : Clarifiez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Une répartition claire des tâches facilite la coordination et la résolution des problèmes.
   
5. Entraînement Régulier : Organisez des sessions d'entraînement régulières pour permettre à l'équipe de mettre en pratique les plans d'urgence. Cela renforce la préparation et la réactivité.
   
6. Flexibilité Organisationnelle : Fournissez à l'équipe la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux changements soudains. Cela peut inclure des politiques de travail flexibles et des protocoles d'ajustement rapides.
   
7. Évaluation Continue : Évaluez régulièrement les plans d'urgence pour vous assurer qu'ils restent pertinents et efficaces. Apportez des ajustements en fonction des leçons tirées des expériences passées. Ce plan d'urgence sera plus efficace et efficient si chaque membre de l'équipe s'y engage. 
   
8. Cohésion d'Équipe : Renforcez la cohésion de l'équipe en encourageant la confiance mutuelle et le soutien. Une équipe unie est mieux équipée pour faire face à l'inattendu.
   
9. Leadership Résilient : Développez un leadership résilient au sein de l'équipe. Les leaders doivent être capables de maintenir le moral et de guider l'équipe à travers des périodes difficiles en jonglant entre le directif et le participatif.
   
10. Analyse Post-Événement : Après la résolution d'une situation inattendue, effectuez une analyse post-événement pour identifier les points forts et les domaines à améliorer. Utilisez ces enseignements pour renforcer la préparation future.
    

Au niveau du management

​Votre style de management évolue naturellement en période de crise, adoptant une approche plus directive pour fournir une orientation claire permettant de surmonter les défis. Cependant, il est essentiel de veiller à ce que cette orientation directive ne freine pas la mise en œuvre de processus d'intelligence collective au sein de vos équipes. Les membres de l'équipe peuvent également apporter des idées pertinentes, et il n'est pas nécessaire que vous ayez toutes les réponses.
Voici quelques actions à considérer :

1. Explication des Étapes et Critères de Performance : Communiquez clairement les étapes à suivre et les critères de performance pour sortir de la crise. Cela offre une vision globale et inspire la confiance.
   
2. Répondre aux Nouveaux Besoins des Personnes : Soyez réceptif aux demandes émergentes et organisez des sessions de réflexion sur des sujets cruciaux tels que la mise en place du télétravail, de nouvelles structures organisationnelles, des changements culturels, ou encore la nécessité de renforcer la coopération. Ces groupes de réflexion favorisent l'émergence d'idées et contribuent à une intelligence collective.
   
3. Collaboration avec les Conseillers en Prévention : Travaillez en étroite collaboration avec les conseillers en prévention et d'autres professionnels pour détecter d'éventuels traumatismes et offrir un espace d'accueil des émotions au sein de l'équipe.
   
4. Renforcement de la Confiance : Mettez en œuvre des actions visant à renforcer la confiance au sein de l'équipe. La transparence, la communication ouverte et la reconnaissance des contributions individuelles sont des éléments clés.
   
5. Donner l'Impulsion pour Progresser : Fournissez l'impulsion nécessaire pour orienter l'équipe vers l'avant. Encouragez l'innovation, la créativité et la résilience face aux défis.
   

En adoptant ces actions, vous établissez un équilibre entre la nécessité d'une direction claire en temps de crise et la promotion de l'intelligence collective au sein de votre équipe.

Au niveau de la stratégie de communication

La perfection en matière de communication est une quête illusoire. Inévitablement, des erreurs seront perçues par certains. Cependant, l'essentiel réside dans la cohérence de la communication, expliquée selon des niveaux logiques clairs. Cette approche stratégique contribue à dissiper la confusion.
Chaque organisation suit une logique propre dans ses choix, qu'il s'agisse des décisions économiques, des décisions sanitaires, des choix en matière de ressources humaines, et ainsi de suite. Travailler à la compréhension des biais cognitifs et des méconnaissances en fournissant un maximum d'informations constitue une étape essentielle. De même, lutter contre les rumeurs et les bruits de couloir en interrogeant leurs sources contribue à éclaircir la communication.
Il est crucial de :

1. Expliquer les Logiques des Choix Organisationnels : Clarifiez les logiques sous-jacentes aux choix de l'organisation, que ce soit sur le plan économique, sanitaire, ou en termes de ressources humaines.
   
2. Adressez les Biais Cognitifs : Sensibilisez à la présence de biais cognitifs et de méconnaissances, en fournissant des informations détaillées pour renforcer la compréhension.
   
3. Gérer les Rumeurs et les Bruits de Couloir : Posez des questions sur les sources d'informations, démystifiant ainsi les rumeurs et bruits de couloir.
   

En adoptant ces mesures, vous établissez une communication plus transparente et compréhensible, renforçant ainsi la confiance au sein de l'organisation

La posture à adopter pour l’avenir

Accepter l'incertitude et l'inattendu nous confronte directement à nos angoisses de la mort, exigeant ainsi un travail sur notre sécurité intérieure. Pour favoriser cette acceptation, voici quelques axes à explorer :

1. Développer une Vision Inspirante : Élaborez une vision positive d'une organisation et d'un monde meilleur, puis partagez-la avec vos équipes. Cette vision commune peut agir comme un ancrage face à l'incertain.
   
2. Trouver un Point d'Équilibre : Plutôt que de tout réinventer, cherchez un point d'équilibre en continuant à effectuer les mêmes actions, mais de manière différente. Il n'est pas nécessaire de faire table rase du passé, mais d'adapter et d'innover dans la continuité.
   

Cette approche repose en grande partie sur les principes de l'analyse transactionnelle, une philosophie qui explore les dynamiques interpersonnelles et individuelles. En adoptant cette posture, vous pouvez renforcer la résilience de votre équipe face à l'incertitude et favoriser un environnement où la sécurité intérieure devient un moteur de croissance personnelle et collective.

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Votre interlocutrice

Lefevre Anne-Françoise – Intervenante en organisation 

​Sources :
-Matière à penser de Jacques Moreau - TSTA organisation - Enseignant et superviseur en analyse transactionnelle
-Exercices de réflexion de l’Atelier Didactique et de supervision en analyse transactionnelle