Trucs et Astuces pour réussir une conférence...

Tenez compte des plaintes clients récurrentes pour réussir une conférence

Les plaintes le plus souvent exprimées par les participants sont : 

• le manque de dynamisme de la part des conférenciers qui lisent leur discours.
• L’absence d’éléments visuels ou de documents écrits.

• Les éléments visuels surchargés, trop petits ou illisibles.
• Le non-respect du thème ou du sujet annoncé.
• La redondance entre les présentations, s’il s’agit de plusieurs conférences dans la même journée, ou de présentations faites par une équipe mal coordonnée.
• Les présentations trop commerciales qui consistent plutôt en discours de vente ou de promotion pour le produit ou service de l’entreprise du conférencier.
• Le non-respect des limites de temps, de l’horaire.
• Le camouflage du manque de contenu par une présentation trop spectaculaire.
• Une présentation hors contexte, qui ne fait pas référence à des éléments connus des participants qui ne peuvent alors pas se situer, se sentir concernés.
• L’absence du conférencier ou d’une personne-ressource importante sans empêchement majeur et sans remplaçant qualifié.
• L’annulation de la conférence en dernière minute.

Quel est votre rôle d'animateur pour réussir une conférence ?

​Le rôle de l’animateur consiste à aider le groupe à atteindre ses buts et ses objectifs en favorisant la participation optimale des partenaires. Tout en conservant le souci de la qualité et de l’efficacité de la présentation, l’animateur doit porter une attention particulière aux phénomènes inhérents à la participation du groupe, c’est-à-dire aux relations interpersonnelles et à l’ambiance, fibres qui permettent de tisser la vie du groupe. Vous êtes la figure d’autorité et vous avez la responsabilité de gérer le groupe.

Comment s'y prendre concrètement ?

Avant le conférence

• Prévoir une rencontre préparatoire avec les organisateurs pour préciser :
  • Qui fait quoi ?
  • Le prix ? (Salaire, salle, pause café)
  • Le salaire ?
  • Le contenu ?
  • L’objectif opérationnel : À la fin des 60 min, les personnes seront…
  • La communication ?
  • Public cible ?
  • Lieu ?
  • Date ?
  • Heure ?
  • Réservation des participants
• Se tenir au courant du programme des présentations des autres conférenciers pour éviter les risques de chevauchement ou de redondance.
• Imaginer toutes les questions qu’un participant peut vous poser afin de préparer vos réponses

• Prévoir un planning de communication adéquat avant la conférence. (2 mois avant)
• Informer les organisateurs de l’équipement audiovisuel dont vous aurez besoin
• Préparer le contenu et le processus de la conférence avant. L’improvisation n’a pas sa place. Une conférence réussie est due à un processus bien ficelé. Le tableau ci-dessous vous aide à la préparation de votre conférence. Il est impératif de maitriser son contenu.
• Penser au désign de vos visuels. Notez cependant que les éléments visuels les plus impressionnants peuvent rapidement devenir les plus inutiles s’ils sont surchargés d’informations ou s’ils détournent l’attention de votre auditoire.
• Penser aux Portes d’entrée de Paul Ware pour varier votre présentation et capter l’attention de tous. Ex. Si vous communiquez des émotions, une personne qui a la porte d’entrée de la pensée ne comprendra pas. 
• Respecter les 3 C de l'analyse transactionnelle dans votre préparation
  • Le contact sert à développer la cohésion : introduire un exercice d’inclusion dans votre conférence ou animation. Cela permet à chacun de prendre sa place.
  • Le cadre sert à développer la cohérence : expliquer les règles du jeu durant la conférence ou l’animation. Cela permet à chacun de se sentir en sécurité.
  • Le contrat sert à développer l’efficacité du groupe et la réalisation de la mission du groupe : expliquer les objectifs de la conférence

Pendant la conférence

• Arrivez au moins 30 minutes à l’avance et faites l’essai des appareils audiovisuels. Familiarisez-vous avec la manipulation de l’équipement.
• Préparer votre salle (propreté, installation table et chaise…)
• Suivre ce que vous avez préparé et gérer le processus activement
• Gérer le transfert et contre transfert dans les questions et les réactions
• Se présenter pour renforcer votre crédibilité en tant que conférencier sur le sujet.
• Si nécessaire, prévoir une documentation comprenant un résumé de votre conférence (attention au copyright)
• Garder toujours le contact visuel avec votre auditoire, établissez un lien avec eux.
• Mettre de l’intonation dans votre voix, démontrez votre enthousiasme pour le sujet afin de mieux capter l’attention des participants.
• Ne pas lire votre présentation. Ne pas apprendre votre discours par cœur et ne pas adopter une posture trop rigide.
• Utiliser des éléments visuels pertinents : projecteur électronique, rétroprojecteur, diapositives, tableau, grandes feuilles, affiches, vidéo, échantillons... 

A la fin de la conférence

• Prévoir du temps pour parler avec les personnes
• Distribuer vos cartes de visite ou autres objets de marketing
• Prévoir une feuille pour noter les adresses mail et les personnes intéressées par vos formations ou activités.
• Ranger la salle

Bonne préparation !

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