Les 6 étapes indispensables à la conduite du changement en organisation

​Vous allez conduire un changement, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Ces 6 étapes de réflexion représentent un minimum indispensable pour faciliter la transformation de votre entreprise et/ou mener ponctuellement des changements ciblés. 

ETAPE 1 : EXPLIQUER L’IMPORTANCE DES CHANGEMENTS

Cette première étape agit comme un déclencheur. Vous devez trouver les arguments pour créer le sentiment que le changement est indispensable pour la pérennité de l’organisation. Les paroles et les images ne suffisent pas. Il est important d’avoir un discours argumenté avec des preuves présentées et partagées par tous les acteurs de l’organisation. La stratégie de communication est essentielle. 
Par exemple, utilisez de leviers pertinents adaptés à la situation :

• communiquez les résultats d’une étude, 
• exploitez des conclusions et des impacts d’une analyse, les résultats d’un diagnostic ou un audit 
• montrez les menaces issues de l’environnement, 
• reposez-vous sur les demandes et les plaintes des clients,
• ...

Etape 2 : Identifier les personnes ayant un impact positif sur le changement

Le pouvoir hiérarchique peut montrer rapidement ses limites pour transformer une organisation. Je vous propose d’établir un esprit de coopération pour entraîner les acteurs vers de nouvelles pratiques. Par exemple, constituer une équipe pluridisciplinaire en interne fonctionne très bien. 
Identifiez et intégrez dans l’équipe projet les acteurs qui ont un véritable pouvoir d’influence c’est-à-dire des leaders responsables, techniques et psychologiques. Comme déjà évoqué, ce leadership ne vient pas forcément d’une position occupée dans la pyramide hiérarchique de votre entreprise. Il comprend aussi d’autres acteurs ayant une légitimité aux yeux de ceux qui sont impactés par le changement :

• une expertise pointue
• une capacité particulière de communication
• une capacité à être un catalyseur
• une capacité à la facilitation de groupe en tenant compte des 5 dimensions (culture, organisation, relation, individu et énergie)
• une capacité à construire des plans de changements et/ou de formation
• une capacité à gérer un processus
• une capacité à prendre de la hauteur
• une capacité à donner du sens
• une ancienneté dans l’entreprise
• etc.

Une équipe projet accompagnée par un facilitateur externe a un effet booster sur le changement. Le facilitateur externe permet de garder la juste distance. Avoir un regard extérieur permet d’optimiser les ressources, réduire le temps passé et diminuer les résistances et les tensions.

Etape 3 : Créer la vision du futur et la communiquer

Le changement génère de l’incertitude. Pour la réduire, explicitez le futur. Encore une fois, ne vous contentez pas de mots. Il est important d’expliquer où l’organisation tend à aller et pourquoi elle y va. 

• Pour décrire la vision, vous pouvez vous appuyer sur le QQOQCP (Qui, Quoi, où, Quand, combien, Pourquoi)  dans le but de décrire l’ensemble des dimensions de l’état futur.
• L’analyse des GAP et des publics impactés vous aide aussi à formuler le passage d’un état à un autre. 
• Utiliser la communication verbale, non-verbale et les images symboliques. La communication a besoin d’être dynamique et entrainante. 

Vous avez en main une description précise de ce que sera le futur. La communication de la vision ne se limite pas à une présentation formelle à l’ensemble des personnes concernées, mais doit s’inscrire dans le quotidien, à chaque occasion. Pour qu’une personne retienne une information, elle doit être répétée 7 fois. 

Etape 4 : inciter à l'action et la participation

Impliquez les acteurs de l’organisation sur comment réaliser cette vision, cette stratégie. En cas d’incohérence avec les buts fixés, aidez-les à corriger le tir. La participation et la responsabilisation de tous les acteurs sont un point important pour réussir durablement la transformation. Impliquer les personnes permet de diminuer les résistances, de dépasser la peur de l’incertitude et de favoriser l’appropriation du changement. 

Etape 5 : Générer et fêter des victoires à court terme

Poser des jalons au projet permet de maintenir l’implication et le dynamisme de tous. Il convient donc de fixer des objectifs intermédiaires pour éviter le découragement et l’essoufflement. À chaque jalon, fêtez ces victoires et consolidez-les. 

Etape 6 : Ancrer les nouvelles approches dans le temps

Le changement étant un état transitoire pour arriver à de nouvelles pratiques, l’étape ultime est d’intégrer l’état final projeté devenu réalité dans la culture. Un changement de culture peut prendre quelques mois à quelques années. Un changement de culture passe par aussi par des actions concrètes comme écrire des procédures et processus, établir un cadre lors des réunions, accompagner les processus d’entrée et de sortie, soigner la communication interne, travailler la structure... Ces changements ont besoin d’être rappelés régulièrement. Conduire un changement, c’est gérer le processus pour tendre vers le résultat souhaité. 

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Votre interlocutrice 

Lefevre Anne-Françoise - Intervenante en organisation 

Bibliograhpie

• John P.Kotter - leading Change - Broché - 2012 - USA
• Jeffrey M. HIATT - Adkar : a model for change in business, government and our community - Broché - 2006 - USA
  
• Pierre Collerette, Gilles Delisle, Richard Perron - Le changement organisationnel - Presses de l'université du Québec - 2011 - Québec
• Article diagnostic organisationnelle en 5 dimensions - Jacques Moreau et Jean-Pierre Quazza - Bordeau
• Eric Berne - Structure et dynamique des organisations et des groupes - Edition AT - Caluire - 2005